Mục tiêu

Bộ prompt này hỗ trợ nhân viên hành chính văn phòng lập kế hoạch công việc tuần một cách rõ ràng, thực tế và dễ theo dõi. Prompt giúp sắp xếp các đầu việc như quản lý lịch họp, văn thư, hồ sơ, mua sắm văn phòng phẩm, tiếp nhận yêu cầu nội bộ, theo dõi tài sản và phối hợp với các phòng ban.

Khi nào nên dùng

• Khi cần lập kế hoạch làm việc đầu tuần cho cá nhân hoặc bộ phận hành chính.
• Khi có nhiều đầu việc nhỏ, dễ bị sót hoặc khó xác định mức độ ưu tiên.
• Khi cần chuẩn bị kế hoạch gửi quản lý, trưởng phòng hoặc nhóm nội bộ.
• Khi muốn chuyển danh sách việc cần làm thành lịch làm việc theo ngày, có deadline và trạng thái theo dõi.

Hướng dẫn tùy biến

1. Thay thông tin về thời gian làm việc, số ngày trong tuần và khung giờ cố định của công ty.
2. Bổ sung danh sách công việc thực tế như đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu, quản lý công văn, mua sắm, thanh toán, hỗ trợ nhân sự hoặc tiếp khách.
3. Ghi rõ các deadline quan trọng, mức độ ưu tiên và người liên quan để AI phân bổ hợp lý.
4. Nếu cần báo cáo cho cấp trên, hãy yêu cầu AI trình bày theo bảng gồm công việc, thời hạn, người phối hợp, kết quả mong đợi và ghi chú.

Lưu ý

• Nên cung cấp càng đầy đủ dữ liệu đầu vào thì kế hoạch càng sát thực tế.
• Cần rà soát lại các mốc thời gian phụ thuộc vào lịch công ty, lịch lãnh đạo hoặc quy trình nội bộ.
• Không nên giao toàn bộ quyết định ưu tiên cho AI nếu có yêu cầu khẩn từ quản lý hoặc quy định riêng của doanh nghiệp.
• Có thể dùng prompt hằng tuần để tạo thói quen lập kế hoạch, theo dõi và cải thiện hiệu suất công việc hành chính.