Mục tiêu

Prompt này được thiết kế để hỗ trợ viết báo cáo tiến độ dự án ngắn gọn gửi ban lãnh đạo theo phong cách điều hành: súc tích, có cấu trúc rõ ràng, tập trung vào kết quả, vấn đề nổi bật, rủi ro và hành động tiếp theo. Nội dung đầu ra ưu tiên tính dễ đọc, dễ nắm bắt và hỗ trợ ra quyết định nhanh.

Khi nào nên dùng

• Khi cần gửi báo cáo tuần hoặc báo cáo tháng cho ban lãnh đạo.
• Khi cần tóm tắt nhanh tình hình dự án từ nhiều đầu việc rời rạc.
• Khi cần chuẩn hóa cách trình bày báo cáo giữa các dự án hoặc phòng ban.
• Khi muốn chuyển ghi chú nội bộ thành báo cáo ngắn, chuyên nghiệp và có tính quản trị.

Hướng dẫn tùy biến

Thông tin nên cung cấp cho AI

• Tên dự án, mục tiêu dự án, giai đoạn hiện tại.
• Khoảng thời gian báo cáo: tuần, tháng hoặc theo mốc cụ thể.
• Các kết quả đã hoàn thành kèm số liệu hoặc tỷ lệ tiến độ.
• Các đầu việc đang triển khai, chậm tiến độ hoặc bị phụ thuộc.
• Rủi ro, vướng mắc, nguyên nhân chính và mức độ ảnh hưởng.
• Hành động tiếp theo, mốc sắp tới và nội dung cần lãnh đạo hỗ trợ hoặc phê duyệt.

Cách điều chỉnh giọng điệu

• Nếu báo cáo cho cấp điều hành, hãy yêu cầu văn phong ngắn, trực diện, ưu tiên quyết định và tác động.
• Nếu báo cáo cho cấp quản lý trung gian, có thể bổ sung thêm bối cảnh và nguyên nhân.
• Nếu dữ liệu chưa đầy đủ, yêu cầu AI nêu giả định rõ ràng và tránh suy diễn quá mức.

Lưu ý

• Ưu tiên thông tin định lượng thay vì mô tả chung chung.
• Không đưa quá nhiều chi tiết vận hành nếu người đọc là ban lãnh đạo.
• Mỗi báo cáo nên làm rõ 4 điểm: đang ở đâu, đã đạt gì, đang vướng gì, cần làm gì tiếp theo.
• Nếu có rủi ro nghiêm trọng, nên yêu cầu AI tách riêng phần cảnh báo và đề xuất xử lý.