Mục tiêu

Prompt này hỗ trợ soạn email nhắc tiến độ công việc theo phong cách chuyên nghiệp, lịch sự và dễ nhận phản hồi. Nội dung email được định hướng để vừa nhắc đúng trọng tâm, vừa nêu rõ thời hạn, tình trạng mong muốn và bước tiếp theo.

Khi nào nên dùng

• Khi cần nhắc đồng nghiệp, đối tác hoặc nhà cung cấp cập nhật tiến độ một đầu việc.
• Khi sắp đến hạn bàn giao nhưng chưa nhận được phản hồi hoặc kết quả.
• Khi muốn thúc đẩy xử lý nhanh mà vẫn giữ thái độ hợp tác, tôn trọng.
• Khi cần chuẩn hóa cách viết email follow-up cho môi trường văn phòng.

Hướng dẫn tùy biến

Thông tin nên cung cấp

• Người nhận và vai trò của họ.
• Tên công việc hoặc dự án cần theo dõi.
• Mốc thời gian đã thống nhất trước đó.
• Deadline mới hoặc thời điểm cần cập nhật.
• Mức độ lịch sự mong muốn: mềm mỏng, trung tính hay quyết đoán.
• Hành động mong người nhận thực hiện: cập nhật tiến độ, xác nhận timeline, gửi tài liệu, hoàn tất đầu việc.

Cách tăng hiệu quả phản hồi

1. Nêu ngắn gọn bối cảnh để người nhận nhớ lại đầu việc.
2. Đặt yêu cầu phản hồi cụ thể theo thời điểm rõ ràng.
3. Ưu tiên câu chữ tích cực, tránh gây áp lực không cần thiết.
4. Kết thúc bằng lựa chọn phản hồi đơn giản như xác nhận, cập nhật hoặc đề xuất thời gian mới.

Lưu ý

• Tránh viết quá dài khiến ý chính bị loãng.
• Không dùng ngôn ngữ mệnh lệnh nếu người nhận là đối tác hoặc cấp trên.
• Nên điều chỉnh mức độ cứng mềm theo quan hệ công việc và độ gấp của tình huống.
• Nếu có rủi ro ảnh hưởng tiến độ chung, hãy yêu cầu phản hồi theo mốc giờ hoặc ngày cụ thể.