Mục tiêu

Biến nhiều email rời rạc thành một báo cáo tổng hợp có cấu trúc, dễ đọc và dễ dùng cho công việc văn phòng. Prompt này giúp bạn trích lọc ý chính, nhóm các quan điểm tương đồng, phát hiện điểm khác biệt và đề xuất hướng hành động rõ ràng.

Khi nào nên dùng

• Khi cần tổng hợp phản hồi từ nhiều thành viên trong team.
• Khi muốn gom ý kiến khách hàng, đối tác hoặc nội bộ vào một báo cáo duy nhất.
• Khi cần chuẩn bị nội dung cho cuộc họp, email phản hồi hoặc quyết định quản lý.
• Khi số lượng email nhiều và nội dung bị lặp, dài dòng hoặc thiếu mạch lạc.

Hướng dẫn tùy biến

1. Thay phần đầu vào bằng toàn bộ nội dung email cần tổng hợp.
2. Chỉ định rõ bạn muốn báo cáo theo chủ đề, theo mức độ ưu tiên hay theo người gửi.
3. Nếu cần, yêu cầu thêm mục “hành động đề xuất”, “rủi ro” hoặc “câu hỏi còn mở”.
4. Điều chỉnh giọng văn theo mục đích: trang trọng, ngắn gọn nội bộ, hoặc phục vụ lãnh đạo.

Lưu ý

• Không nên đưa dữ liệu nhạy cảm nếu không cần thiết.
• Nên yêu cầu AI giữ nguyên ý nghĩa gốc, không tự suy diễn quá mức.
• Nếu email có nhiều luồng trao đổi, hãy yêu cầu tách rõ theo từng chủ đề để tránh nhầm lẫn.

Gợi ý đầu ra mong muốn

Báo cáo nên có các phần: tóm tắt tổng quan, các ý kiến chính, điểm đồng thuận, điểm khác biệt, và đề xuất bước tiếp theo. Cấu trúc càng rõ thì càng dễ dùng lại trong email, meeting note hoặc báo cáo quản lý.