Mục tiêu

Bộ prompt giúp người dùng tạo ra biên bản cuộc họp chuyên nghiệp, đúng chuẩn hành chính, tiết kiệm thời gian soạn thảo và đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng. Phù hợp với mọi quy mô cuộc họp từ nội bộ nhóm nhỏ đến hội đồng cấp cao.

Khi nào nên dùng

• Sau khi kết thúc cuộc họp, cần soạn biên bản để lưu hành nội bộ hoặc gửi cho các bên liên quan.
• Khi bạn có ghi chú thô từ cuộc họp và cần chuyển hóa thành văn bản chính thức, mạch lạc.
• Khi cần chuẩn hóa lại biên bản cũ theo mẫu mới hoặc yêu cầu của tổ chức.
• Khi cần tóm tắt nhanh nội dung cuộc họp dài thành biên bản súc tích, dễ đọc.

Hướng dẫn tùy biến

Để đạt kết quả tốt nhất, hãy cung cấp càng nhiều thông tin đầu vào càng tốt, bao gồm:

1. Thông tin cơ bản: Tên cuộc họp, ngày giờ, địa điểm, chủ trì và thư ký.
2. Danh sách tham dự: Họ tên, chức vụ, đơn vị của từng người tham dự và vắng mặt (nếu có).
3. Nội dung thảo luận: Các điểm chính đã được đề cập, ý kiến của từng người hoặc ghi chú thô của bạn.
4. Kết luận và phân công: Các quyết định đã được thông qua, nhiệm vụ giao cho ai, thời hạn hoàn thành.

Bạn có thể điều chỉnh giọng văn (trang trọng/thân thiện), độ dài (tóm tắt/chi tiết) và định dạng đầu ra (văn xuôi/bảng biểu) tùy theo yêu cầu của tổ chức.

Lưu ý

• Luôn kiểm tra lại thông tin tên người, chức vụ và số liệu trước khi phát hành biên bản chính thức.
• Với các cuộc họp có tính pháp lý cao (hội đồng quản trị, đại hội cổ đông…), nên nhờ người có thẩm quyền xem xét và ký duyệt trước khi lưu hành.
• Bảo mật thông tin nhạy cảm khi nhập dữ liệu vào các nền tảng AI công cộng.