Mục tiêu

Prompt này hỗ trợ tạo checklist chuẩn bị cuộc họp với đối tác theo cấu trúc logic, đầy đủ và dễ triển khai trong môi trường công việc văn phòng. Kết quả đầu ra giúp bạn kiểm soát các đầu việc quan trọng như mục tiêu cuộc họp, thành phần tham dự, tài liệu cần chuẩn bị, phân công nội bộ, câu hỏi cần làm rõ và các rủi ro cần dự phòng.

Khi nào nên dùng

• Khi cần chuẩn bị họp với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác chiến lược hoặc bên liên quan bên ngoài.
• Khi muốn chuẩn hóa quy trình chuẩn bị họp để tránh thiếu sót.
• Khi cần tạo checklist nhanh cho trợ lý, nhân sự hành chính, sales, account hoặc quản lý dự án.
• Khi cần tùy biến checklist theo mục tiêu họp như giới thiệu, đàm phán, cập nhật tiến độ, ký kết hay xử lý vấn đề.

Hướng dẫn tùy biến

1. Xác định bối cảnh cuộc họp

Thay các thông tin như loại đối tác, mục tiêu cuộc họp, hình thức họp, thời lượng, mức độ quan trọng và số lượng người tham gia để AI tạo checklist sát nhu cầu thực tế hơn.

2. Chọn mức độ chi tiết

Nếu bạn cần triển khai nhanh, hãy yêu cầu checklist ngắn gọn theo nhóm việc. Nếu cần bàn giao cho đội ngũ, hãy yêu cầu checklist chi tiết có người phụ trách, hạn hoàn thành và mức ưu tiên.

3. Bổ sung đầu ra mong muốn

Bạn có thể yêu cầu AI xuất checklist dưới dạng bảng, danh sách theo giai đoạn, danh sách có ô tick, hoặc checklist kèm câu hỏi kiểm tra cuối cùng trước giờ họp.

Lưu ý

• Nên cung cấp càng rõ mục tiêu cuộc họp thì checklist càng thực tế.
• Nếu buổi họp liên quan đến đàm phán hoặc quyết định quan trọng, nên yêu cầu thêm mục rủi ro, phương án dự phòng và thông tin cần xác minh.
• Với cuộc họp có nhiều phòng ban tham gia, nên yêu cầu AI phân chia checklist theo từng bộ phận để dễ phối hợp.
• Sau khi AI tạo checklist, bạn nên rà soát lại theo chính sách nội bộ, lịch trình thực tế và người chịu trách nhiệm cụ thể.