Mục tiêu

Prompt này hỗ trợ bạn xây dựng kế hoạch bàn giao công việc khi nghỉ phép một cách chi tiết, logic và dễ triển khai trong môi trường văn phòng. Kết quả đầu ra có thể dùng để gửi quản lý, đồng nghiệp phụ trách thay thế hoặc lưu nội bộ nhằm đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

Khi nào nên dùng

• Khi bạn chuẩn bị nghỉ phép ngắn ngày hoặc dài ngày và cần bàn giao đầu việc rõ ràng.
• Khi cần tổng hợp nhanh các nhiệm vụ đang xử lý, mức độ ưu tiên và người tiếp nhận.
• Khi muốn chuẩn hóa mẫu bàn giao cho cá nhân, phòng ban hoặc cả nhóm.
• Khi quản lý cần hỗ trợ nhân sự lập kế hoạch bàn giao đầy đủ, tránh sót việc.

Hướng dẫn tùy biến

Thông tin nên cung cấp cho AI

• Thời gian nghỉ phép: từ ngày nào đến ngày nào.
• Vị trí công việc, phòng ban và phạm vi trách nhiệm hiện tại.
• Danh sách đầu việc đang xử lý, công việc định kỳ và công việc phát sinh.
• Tên người nhận bàn giao hoặc người phụ trách thay thế.
• Deadline, mức độ ưu tiên, tài liệu liên quan và kênh liên hệ khẩn cấp.

Cách yêu cầu đầu ra hiệu quả hơn

• Yêu cầu AI trình bày theo bảng với các cột: đầu việc, trạng thái, người nhận, hạn xử lý, ghi chú.
• Đề nghị tách riêng việc cần làm trước khi nghỉ, trong thời gian nghỉ và sau khi quay lại.
• Yêu cầu bổ sung phần rủi ro nếu không bàn giao đầy đủ và phương án giảm thiểu.
• Đề nghị viết theo giọng điệu chuyên nghiệp nếu dùng để gửi email nội bộ.

Lưu ý

• Luôn rà soát lại tên người phụ trách, mốc thời gian và mức độ ưu tiên trước khi sử dụng.
• Không nên đưa thông tin nhạy cảm vượt quá phạm vi cần thiết nếu dùng AI bên ngoài hệ thống nội bộ.
• Nên cập nhật kế hoạch bàn giao nếu có thay đổi về tiến độ công việc ngay trước ngày nghỉ.
• Có thể kết hợp prompt này với mẫu email thông báo nghỉ phép để hoàn thiện quy trình giao tiếp nội bộ.