Mục tiêu

Prompt này hỗ trợ chuyển các ghi chú cuộc họp rời rạc, viết tắt hoặc thiếu cấu trúc thành biên bản họp chuyên nghiệp, rõ ràng và dễ lưu trữ. Kết quả đầu ra tập trung vào các nội dung quan trọng như mục tiêu cuộc họp, ý chính đã trao đổi, quyết định được chốt, đầu việc cần thực hiện, người phụ trách và thời hạn.

Khi nào nên dùng

• Khi bạn có ghi chú họp lộn xộn từ sổ tay, file nháp hoặc tin nhắn nội bộ.
• Khi cần gửi biên bản nhanh cho đội nhóm, quản lý hoặc khách hàng.
• Khi muốn chuẩn hóa cách viết biên bản giữa các phòng ban.
• Khi cần tóm tắt cuộc họp nhưng vẫn giữ đủ thông tin hành động.

Hướng dẫn tùy biến

1. Bổ sung bối cảnh cuộc họp

Nếu có, hãy thêm tên cuộc họp, ngày giờ, thành phần tham dự, phòng ban liên quan và mục tiêu buổi họp để AI sắp xếp nội dung chính xác hơn.

2. Chỉ định định dạng đầu ra

Bạn có thể yêu cầu biên bản theo mẫu ngắn gọn hoặc đầy đủ. Ví dụ: chỉ cần tóm tắt điều hành, hoặc cần đầy đủ các mục như nội dung thảo luận, kết luận, đầu việc và deadline.

3. Xác định mức độ chỉnh sửa

Nếu ghi chú chứa nhiều ý mơ hồ, hãy yêu cầu AI đánh dấu các phần chưa chắc chắn, không tự suy diễn hoặc thêm mục “Cần xác nhận”.

4. Điều chỉnh văn phong

Có thể yêu cầu giọng văn trang trọng để gửi lãnh đạo, trung tính để lưu hành nội bộ, hoặc súc tích để dùng ngay sau họp.

Lưu ý

• Không nên để AI tự bổ sung thông tin chưa xuất hiện trong ghi chú gốc.
• Nếu cuộc họp có số liệu, ngân sách hoặc cam kết quan trọng, cần rà soát thủ công trước khi gửi.
• Với các ghi chú quá rời rạc, nên yêu cầu AI tách rõ phần “đã xác nhận” và “cần kiểm tra thêm”.
• Nếu có thông tin nhạy cảm, hãy ẩn hoặc thay thế dữ liệu cá nhân trước khi nhập vào công cụ AI.