Mục tiêu

Prompt này được thiết kế để chuyển các tài liệu dài như báo cáo, hợp đồng, đề xuất, biên bản họp, tài liệu nghiên cứu nội bộ hoặc email nhiều luồng thành bản tóm tắt điều hành ngắn gọn, dễ đọc và phục vụ ra quyết định. Kết quả đầu ra ưu tiên sự rõ ràng, súc tích và khả năng trình bày nhanh cho cấp quản lý.

Khi nào nên dùng

• Khi bạn cần tóm tắt một tài liệu dài thành 1 trang hoặc vài gạch đầu dòng chính.
• Khi sếp, khách hàng hoặc đối tác chỉ cần nắm nội dung cốt lõi thay vì đọc toàn văn.
• Khi cần rút ra điểm chính, khuyến nghị, rủi ro và bước hành động tiếp theo từ một nguồn thông tin phức tạp.
• Khi cần chuẩn hóa cách viết tóm tắt điều hành cho nhiều tài liệu khác nhau trong công việc văn phòng.

Hướng dẫn tùy biến

Điều chỉnh theo đối tượng đọc

Thay đổi giọng văn và mức độ chi tiết theo người nhận như ban giám đốc, quản lý phòng ban, khách hàng hoặc đồng nghiệp. Nếu người đọc bận rộn, ưu tiên bản tóm tắt ngắn với kết luận trước, chi tiết sau.

Điều chỉnh theo độ dài đầu ra

Bạn có thể yêu cầu đầu ra ở dạng 5 gạch đầu dòng, nửa trang, 1 trang hoặc theo số từ cụ thể. Với tài liệu quá dài, nên yêu cầu AI chia thành các phần: bối cảnh, phát hiện chính, tác động, khuyến nghị.

Điều chỉnh theo mục đích sử dụng

Nếu mục tiêu là báo cáo lãnh đạo, hãy nhấn mạnh quyết định cần đưa ra. Nếu mục tiêu là chia sẻ nội bộ, hãy ưu tiên mốc thời gian, trách nhiệm và việc cần làm tiếp theo. Nếu mục tiêu là tổng hợp rủi ro, hãy yêu cầu AI nêu rõ mức độ ảnh hưởng và tính khẩn cấp.

Lưu ý

• Nếu tài liệu gốc có dữ liệu nhạy cảm, hãy lược bớt hoặc ẩn thông tin trước khi đưa vào công cụ AI.
• Với nội dung pháp lý, tài chính hoặc tuân thủ, nên xem lại bản tóm tắt để tránh bỏ sót điều khoản quan trọng.
• Nếu tài liệu chứa nhiều thuật ngữ chuyên môn, hãy yêu cầu AI giữ nguyên thuật ngữ nhưng diễn giải ngắn gọn.
• Để tăng chất lượng đầu ra, nên cung cấp bối cảnh về người nhận, mục đích tóm tắt và độ dài mong muốn.