Mục tiêu

Prompt này được thiết kế để hỗ trợ nhân viên hành chính lập kế hoạch công việc tuần một cách có hệ thống, rõ thứ tự ưu tiên và dễ triển khai. Kết quả đầu ra giúp người dùng nhìn tổng quan khối lượng việc, xác định việc quan trọng cần xử lý trước, phân bổ thời gian hợp lý và theo dõi tiến độ thuận tiện hơn.

Khi nào nên dùng

• Khi cần tổng hợp nhiều đầu việc hành chính trong tuần thành một kế hoạch rõ ràng.
• Khi muốn sắp xếp công việc theo mức độ khẩn cấp, quan trọng và thời hạn hoàn thành.
• Khi cần chuẩn bị kế hoạch tuần để báo cáo quản lý hoặc phối hợp với các bộ phận liên quan.
• Khi thường xuyên bị quá tải, dễ bỏ sót việc hoặc chưa biết nên bắt đầu từ đâu.

Hướng dẫn tùy biến

1. Bổ sung bối cảnh công việc

Điền rõ vai trò, phòng ban, loại công việc thường xử lý và mục tiêu chính trong tuần. Ví dụ: quản lý hồ sơ, chuẩn bị cuộc họp, mua sắm văn phòng phẩm, thanh toán chi phí, theo dõi công văn đến và đi.

2. Cung cấp danh sách đầu việc đầu vào

Liệt kê càng cụ thể càng tốt các đầu việc cần làm, thời hạn, mức độ quan trọng, người phối hợp và các ràng buộc nếu có. Điều này giúp AI sắp xếp thứ tự ưu tiên chính xác hơn.

3. Chọn định dạng đầu ra phù hợp

Có thể yêu cầu AI xuất kết quả theo bảng kế hoạch tuần, danh sách theo từng ngày, ma trận ưu tiên hoặc checklist có thời gian dự kiến cho từng việc.

4. Thêm yêu cầu tối ưu thực tế

Nên yêu cầu AI cân đối khối lượng công việc theo từng ngày, dự phòng thời gian phát sinh và đánh dấu các việc có thể ủy quyền hoặc cần theo dõi thêm.

Lưu ý

• Nên kiểm tra lại các mốc thời gian và mức độ ưu tiên trước khi áp dụng thực tế.
• Không nên nhập mô tả quá chung chung như “xử lý giấy tờ” mà nên tách thành đầu việc cụ thể.
• Nếu tuần có nhiều việc phát sinh, hãy dùng lại prompt để AI cập nhật kế hoạch mới.
• Có thể yêu cầu AI thêm cột rủi ro, phụ thuộc công việc hoặc tiêu chí hoàn thành để kế hoạch chặt chẽ hơn.