Mục tiêu

Tạo email công việc lịch sự, ngắn gọn, dễ hiểu và có sức thuyết phục, phù hợp với môi trường văn phòng. Prompt này giúp bạn xử lý nhanh các tình huống như nhờ hỗ trợ, xác nhận thông tin, nhắc tiến độ, đề xuất lịch họp hoặc phản hồi nội bộ/đối tác.

Khi nào nên dùng

• Khi cần viết email nhanh nhưng vẫn giữ sự chuyên nghiệp.
• Khi muốn giảm câu chữ dài dòng, tránh vòng vo.
• Khi cần điều chỉnh giọng điệu lịch sự nhưng không quá cứng nhắc.
• Khi cần email có mục tiêu rõ ràng: yêu cầu, nhắc nhở, xác nhận, đề nghị, phản hồi.

Hướng dẫn tùy biến

1. Thay phần thông tin trong ngoặc vuông bằng nội dung thực tế của bạn.
2. Chọn mức độ trang trọng phù hợp với người nhận: đồng nghiệp, quản lý, khách hàng hoặc đối tác.
3. Yêu cầu thêm độ dài mong muốn nếu cần email rất ngắn hoặc có giải thích chi tiết hơn.
4. Đưa vào bối cảnh cụ thể để email tự nhiên hơn, ví dụ: deadline, dự án, cuộc họp, báo cáo, phản hồi.

Lưu ý

• Ưu tiên câu ngắn, rõ ý, tránh dùng từ quá cảm tính hoặc quá thân mật.
• Nêu rõ mục đích email ngay từ đầu để người nhận dễ nắm thông tin.
• Nếu cần thuyết phục, hãy thêm lợi ích hoặc lý do hợp lý thay vì gây áp lực.
• Luôn kiểm tra tên riêng, chức danh, thời gian và chi tiết quan trọng trước khi gửi.