Mục tiêu

Bộ prompt này giúp bạn soạn email phản hồi khách hàng khiếu nại theo hướng lịch sự, rõ ràng và chuyên nghiệp. Email được xây dựng để vừa thể hiện sự lắng nghe, vừa đưa ra phương án xử lý cụ thể, tránh trả lời chung chung hoặc gây cảm giác né tránh trách nhiệm.

Khi nào nên dùng

• Khi khách hàng phản ánh về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giao hàng, thanh toán hoặc trải nghiệm hỗ trợ.
• Khi cần phản hồi khiếu nại nhanh nhưng vẫn đảm bảo giọng văn chuyên nghiệp.
• Khi muốn chuẩn hóa email chăm sóc khách hàng cho đội sales, CSKH hoặc vận hành.
• Khi cần viết lại email phản hồi để mềm mại, rõ trách nhiệm và giảm căng thẳng.

Hướng dẫn tùy biến

1. Thay các thông tin trong ngoặc như tên khách hàng, vấn đề khiếu nại, nguyên nhân, giải pháp, thời hạn xử lý.
2. Chọn giọng văn phù hợp với thương hiệu: trang trọng, thân thiện, ngắn gọn hoặc đồng cảm sâu hơn.
3. Nếu chưa có kết quả xử lý cuối cùng, hãy yêu cầu AI viết email theo hướng ghi nhận và cam kết cập nhật tiến độ.
4. Nếu lỗi thuộc về doanh nghiệp, nên thêm lời xin lỗi rõ ràng và phương án bù đắp nếu có.

Lưu ý

• Không nên đổ lỗi cho khách hàng hoặc dùng ngôn từ phòng thủ.
• Tránh hứa hẹn quá mức nếu chưa chắc chắn về khả năng xử lý.
• Nên có mốc thời gian cụ thể để khách hàng biết khi nào nhận được phản hồi tiếp theo.
• Luôn kiểm tra lại thông tin đơn hàng, chính sách và mức thẩm quyền trước khi gửi email chính thức.