Mục tiêu

Bộ prompt này giúp bạn tạo email xin gia hạn deadline dự án gửi quản lý trực tiếp theo hướng chuyên nghiệp, rõ ràng và có trách nhiệm. Email không chỉ xin thêm thời gian mà còn thể hiện bạn đã nắm tình hình, hiểu tác động của việc chậm tiến độ và có kế hoạch cụ thể để hoàn thành công việc.

Khi nào nên dùng

• Khi dự án có nguy cơ trễ hạn do khối lượng công việc thực tế lớn hơn dự kiến.
• Khi phát sinh vấn đề kỹ thuật, phụ thuộc từ phòng ban khác hoặc thiếu dữ liệu đầu vào.
• Khi bạn cần báo cáo sớm với quản lý thay vì chờ đến sát deadline.
• Khi muốn xin gia hạn nhưng vẫn giữ hình ảnh chuyên nghiệp, chủ động và đáng tin cậy.

Hướng dẫn tùy biến

1. Điền tên quản lý, tên dự án, deadline hiện tại và deadline mới mong muốn.
2. Mô tả ngắn gọn lý do xin gia hạn, ưu tiên sự thật, có bối cảnh và không đổ lỗi.
3. Bổ sung tiến độ hiện tại, phần đã hoàn thành và phần còn lại cần xử lý.
4. Đề xuất kế hoạch hành động cụ thể để hoàn thành đúng deadline mới.
5. Chọn giọng văn phù hợp: ngắn gọn, trang trọng, mềm mỏng hoặc quyết liệt hơn tùy văn hóa công ty.

Lưu ý

• Nên gửi email càng sớm càng tốt khi nhận thấy nguy cơ trễ hạn.
• Tránh viết email quá dài, vòng vo hoặc chỉ tập trung vào khó khăn.
• Luôn kèm phương án xử lý và thời hạn mới rõ ràng.
• Nếu việc trễ hạn ảnh hưởng đến nhiều bên, hãy đề xuất cách giảm thiểu tác động.