Mục tiêu

Prompt này hỗ trợ bạn soạn email xin gia hạn thời hạn nộp báo cáo công việc một cách chuyên nghiệp, ngắn gọn và đúng ngữ cảnh công sở. Nội dung tập trung vào việc trình bày lý do hợp lý, thể hiện tinh thần trách nhiệm và đề xuất mốc thời gian mới rõ ràng.

Khi nào nên dùng

• Khi bạn chưa thể hoàn thành báo cáo đúng hạn vì phát sinh công việc hoặc thiếu dữ liệu.
• Khi cần gửi email cho quản lý, trưởng nhóm, bộ phận liên quan hoặc khách hàng nội bộ.
• Khi muốn giữ giọng điệu lịch sự, minh bạch nhưng không quá dài dòng.
• Khi cần nhiều phiên bản email theo mức độ trang trọng khác nhau.

Hướng dẫn tùy biến

Thông tin nên cung cấp cho AI

• Người nhận là ai: quản lý trực tiếp, trưởng phòng, đồng nghiệp hay khách hàng nội bộ.
• Loại báo cáo: tuần, tháng, quý, dự án, KPI hoặc tổng hợp tiến độ.
• Lý do cần gia hạn: phát sinh nhiệm vụ, chờ số liệu, cần rà soát chất lượng, họp đột xuất.
• Thời hạn cũ và thời hạn đề xuất mới.
• Mức độ trang trọng mong muốn: rất lịch sự, trung tính, ngắn gọn.
• Có cần thêm lời cam kết, phương án thay thế hoặc cập nhật tạm thời hay không.

Cách tối ưu kết quả

1. Ghi rõ bối cảnh và người nhận để AI chọn xưng hô phù hợp.
2. Nêu lý do ngắn gọn, tránh lan man hoặc biện minh quá mức.
3. Yêu cầu AI tạo tiêu đề email, nội dung chính và lời kết.
4. Nếu cần, yêu cầu thêm 2 đến 3 phiên bản với độ dài khác nhau để lựa chọn.

Lưu ý

• Ưu tiên sự trung thực và nhất quán về nguyên nhân chậm tiến độ.
• Luôn đề xuất mốc thời gian mới cụ thể thay vì nói chung chung.
• Nên thể hiện trách nhiệm bằng cách cam kết cập nhật tiến độ hoặc gửi bản tạm trước nếu cần.
• Kiểm tra lại thông tin ngày giờ, tên báo cáo và cách xưng hô trước khi gửi.