Mục tiêu

Bộ prompt giúp bạn tạo ra tài liệu bàn giao công việc có cấu trúc rõ ràng, đảm bảo mọi đầu việc quan trọng được chuyển giao đúng người, đúng thời hạn và không bị bỏ sót khi bạn nghỉ phép.

• Liệt kê và phân loại các công việc đang thực hiện theo mức độ ưu tiên.
• Xác định người tiếp nhận phù hợp cho từng đầu việc.
• Soạn hướng dẫn xử lý chi tiết để người nhận bàn giao có thể hành động ngay.
• Tạo checklist kiểm tra trước khi nghỉ để không bỏ sót bước nào.
• Soạn email hoặc tin nhắn thông báo bàn giao nội bộ chuyên nghiệp.

Khi nào nên dùng

• Trước kỳ nghỉ phép từ 1 ngày trở lên.
• Khi bạn cần vắng mặt đột xuất và phải bàn giao gấp.
• Khi onboarding người mới tiếp nhận vị trí của bạn tạm thời.
• Khi muốn xây dựng quy trình bàn giao chuẩn cho cả team.

Hướng dẫn tùy biến

Trước khi dùng prompt, hãy chuẩn bị sẵn các thông tin sau để điền vào chỗ trống trong từng biến thể:

1. Thời gian nghỉ: Ngày bắt đầu và ngày kết thúc kỳ nghỉ.
2. Danh sách đầu việc: Liệt kê sơ bộ các công việc đang xử lý.
3. Tên người tiếp nhận: Đồng nghiệp hoặc quản lý sẽ phụ trách thay.
4. Deadline quan trọng: Các mốc thời gian không thể bỏ lỡ trong kỳ nghỉ.
5. Kênh liên lạc khẩn: Cách liên hệ bạn nếu có tình huống khẩn cấp.

Lưu ý

• Nên chạy prompt ít nhất 2–3 ngày trước ngày nghỉ để có thời gian chỉnh sửa và xác nhận với người nhận bàn giao.
• Với các công việc nhạy cảm hoặc liên quan đến khách hàng, hãy kiểm tra lại nội dung trước khi gửi.
• Có thể kết hợp nhiều biến thể trong cùng một lần bàn giao nếu bạn cần cả tài liệu nội bộ lẫn email thông báo.
• Tài liệu bàn giao nên được lưu ở nơi cả team có thể truy cập, ví dụ Google Drive, Notion hoặc hệ thống quản lý công việc của công ty.