Mục tiêu

Bộ prompt này giúp bạn viết email nhắc tiến độ công việc cho đồng nghiệp một cách lịch sự, chuyên nghiệp và hiệu quả. Nội dung email tập trung vào việc làm rõ tình trạng công việc, nhắc deadline, đề xuất bước tiếp theo và duy trì tinh thần hợp tác.

Khi nào nên dùng

• Khi cần hỏi cập nhật tiến độ một đầu việc đang chờ phản hồi.
• Khi deadline sắp đến và bạn muốn nhắc nhẹ đồng nghiệp.
• Khi công việc của bạn hoặc cả nhóm đang phụ thuộc vào phần việc của người khác.
• Khi cần gửi email nhắc lần đầu, nhắc lần hai hoặc nhắc trong tình huống gấp hơn.
• Khi muốn giữ giọng văn chuyên nghiệp, tránh gây khó chịu hoặc tạo cảm giác đổ lỗi.

Hướng dẫn tùy biến

1. Thay các thông tin trong ngoặc vuông như tên người nhận, tên dự án, đầu việc, deadline, bối cảnh và mong muốn phản hồi.
2. Chọn giọng văn phù hợp: thân thiện, trung tính, trang trọng hoặc khẩn trương.
3. Nếu người nhận là cấp trên, hãy dùng cách diễn đạt mềm hơn và nhấn mạnh nhu cầu cập nhật để phối hợp.
4. Nếu người nhận là đồng cấp, có thể dùng giọng văn trực tiếp hơn nhưng vẫn giữ sự tôn trọng.
5. Nếu đây là lần nhắc thứ hai hoặc thứ ba, hãy bổ sung lịch sử trao đổi ngắn gọn và đề xuất thời hạn phản hồi cụ thể.

Lưu ý

• Không nên dùng ngôn ngữ quy kết như “bạn chưa làm”, “bạn làm chậm” hoặc “do bạn mà”.
• Nên dùng cách diễn đạt hướng tới mục tiêu chung như “để nhóm kịp hoàn thiện”, “để mình sắp xếp phần tiếp theo”.
• Email nên ngắn gọn, rõ yêu cầu, có deadline phản hồi và lời cảm ơn.
• Với công việc quan trọng, nên thêm dòng đề xuất hỗ trợ hoặc trao đổi nhanh nếu có vướng mắc.