Mục tiêu

Giúp bạn tạo email phản hồi khách hàng ngắn gọn, lịch sự và chuyên nghiệp, phù hợp với môi trường công việc văn phòng. Prompt này ưu tiên sự rõ ràng, đúng trọng tâm và giữ thái độ thân thiện trong mọi tình huống giao tiếp.

Khi nào nên dùng

• Khi cần trả lời thắc mắc hoặc yêu cầu từ khách hàng.
• Khi xác nhận đã nhận được thông tin, đơn hàng hoặc phản hồi.
• Khi xin lỗi vì sự chậm trễ, nhầm lẫn hoặc bất tiện.
• Khi cập nhật tiến độ xử lý, lịch hẹn hoặc thời gian phản hồi.
• Khi muốn viết email ngắn nhưng vẫn đảm bảo chuyên nghiệp.

Hướng dẫn tùy biến

1. Thay nội dung trong ngoặc vuông bằng tình huống thực tế của bạn.
2. Điều chỉnh giọng điệu theo mức độ trang trọng của khách hàng.
3. Bổ sung thông tin cụ thể như mã đơn hàng, thời gian xử lý, tên người liên hệ.
4. Nếu cần, yêu cầu AI tạo thêm 2-3 phiên bản với mức độ ngắn gọn khác nhau.

Lưu ý

• Giữ câu chữ ngắn, rõ và tránh diễn đạt vòng vo.
• Không dùng ngôn ngữ quá thân mật hoặc quá cứng nhắc.
• Ưu tiên thái độ tích cực, chủ động và có trách nhiệm.
• Luôn kiểm tra lại tên riêng, số liệu và cam kết thời gian trước khi gửi.