Mục tiêu

Prompt này hỗ trợ bạn viết email xin gia hạn deadline công việc một cách chuyên nghiệp, lịch sự và thuyết phục. Nội dung tập trung vào việc trình bày lý do hợp lý, thể hiện tinh thần trách nhiệm, đồng thời đề xuất mốc thời gian mới và phương án xử lý rõ ràng để người nhận dễ chấp thuận.

Khi nào nên dùng

• Khi bạn cần xin gia hạn thời hạn hoàn thành nhiệm vụ với cấp trên.
• Khi cần thông báo chậm tiến độ cho khách hàng nhưng vẫn muốn giữ sự tin tưởng.
• Khi phối hợp dự án với đồng nghiệp hoặc đối tác và phát sinh trở ngại ngoài kế hoạch.
• Khi muốn diễn đạt khéo léo, tránh tạo cảm giác thiếu trách nhiệm hoặc đổ lỗi.

Hướng dẫn tùy biến

1. Xác định người nhận

Hãy nêu rõ bạn đang gửi email cho ai: sếp trực tiếp, khách hàng, đồng nghiệp hay đối tác. Điều này giúp AI điều chỉnh văn phong phù hợp về mức độ trang trọng và cách xưng hô.

2. Cung cấp bối cảnh ngắn gọn

Thêm tên công việc, deadline ban đầu, tình trạng hiện tại và nguyên nhân cần gia hạn. Lý do nên cụ thể nhưng ngắn gọn, ưu tiên tính khách quan và chuyên nghiệp.

3. Đề xuất phương án rõ ràng

Nên bổ sung thời hạn mới mong muốn, phần việc đã hoàn thành, phần việc còn lại và cam kết để giảm ảnh hưởng đến tiến độ chung. Email thuyết phục hơn khi không chỉ xin lùi hạn mà còn đưa ra giải pháp.

4. Chọn giọng điệu phù hợp

Bạn có thể yêu cầu giọng điệu trang trọng, chân thành, mềm mỏng, ngắn gọn hoặc thuyết phục hơn tùy tình huống. Nếu gửi khách hàng quan trọng, nên ưu tiên sự chủ động và tính cam kết.

Lưu ý

• Không nên viết quá dài hoặc kể lể lan man.
• Tránh đổ lỗi cho người khác hoặc dùng lý do cảm tính thiếu thuyết phục.
• Nên đưa ra mốc thời gian mới cụ thể thay vì nói chung chung.
• Luôn thể hiện trách nhiệm, sự chủ động và thái độ hợp tác.
• Nếu cần, hãy yêu cầu AI tạo thêm 2 đến 3 phiên bản với mức độ trang trọng khác nhau để lựa chọn.