Mục tiêu

Prompt này được thiết kế để hỗ trợ viết email xin nghỉ phép theo phong cách chuyên nghiệp, ngắn gọn và phù hợp môi trường doanh nghiệp. Kết quả đầu ra ưu tiên sự rõ ràng, lịch sự, đủ thông tin cần thiết và hạn chế lan man.

Khi nào nên dùng

• Khi cần xin nghỉ phép 1 ngày, nhiều ngày hoặc nghỉ đột xuất.
• Khi muốn viết email đúng văn phong công ty nhưng không mất nhiều thời gian soạn thảo.
• Khi cần nêu rõ thời gian nghỉ, lý do phù hợp và kế hoạch bàn giao công việc.
• Khi muốn AI điều chỉnh mức độ trang trọng theo người nhận như quản lý trực tiếp, phòng nhân sự hoặc ban lãnh đạo.

Hướng dẫn tùy biến

Thông tin nên cung cấp cho AI

• Người nhận email: quản lý, HR hoặc nhóm liên quan.
• Thời gian nghỉ: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tổng số ngày nghỉ.
• Lý do nghỉ: cá nhân, sức khỏe, việc gia đình, công tác riêng.
• Tình trạng bàn giao: ai phụ trách thay, đầu việc đã hoàn thành, đầu việc đang chờ.
• Mức độ trang trọng mong muốn: ngắn gọn, tiêu chuẩn công ty, trang trọng hơn bình thường.

Cách làm cho email phù hợp hơn

1. Thêm tên công ty hoặc đặc trưng văn phong nội bộ nếu doanh nghiệp có quy chuẩn riêng.
2. Yêu cầu AI viết ngắn trong 80 đến 120 từ nếu cần gửi nhanh.
3. Yêu cầu tạo 2 đến 3 phiên bản để chọn giọng điệu phù hợp nhất.
4. Đề nghị AI kiểm tra lỗi chính tả, xưng hô và tính lịch sự trước khi chốt bản cuối.

Lưu ý

• Không nên trình bày lý do nghỉ quá dài hoặc quá riêng tư nếu không cần thiết.
• Luôn kiểm tra lại ngày tháng, người nhận và thông tin bàn giao trước khi gửi.
• Nếu nghỉ khẩn cấp, nên ưu tiên sự rõ ràng và khả năng xử lý công việc thay thế.
• Với môi trường doanh nghiệp nghiêm túc, nên giữ câu từ trung tính, chuyên nghiệp và tránh cảm xúc quá mức.