Mục tiêu

Bộ prompt này hỗ trợ thiết kế workflow tự động xử lý yêu cầu hỗ trợ khách hàng một cách có hệ thống, từ khâu tiếp nhận, phân loại, gán mức ưu tiên, đề xuất phản hồi, chuyển tiếp nội bộ đến theo dõi trạng thái và đóng ticket.

Khi nào nên dùng

• Khi doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng trên nhiều kênh như email, live chat, form website, mạng xã hội hoặc hệ thống ticket.
• Khi đội hỗ trợ đang xử lý thủ công quá nhiều yêu cầu lặp lại và cần tự động hóa một phần quy trình.
• Khi cần xây dựng SOP, luồng xử lý ticket, quy tắc phân loại hoặc kịch bản phản hồi khách hàng.
• Khi muốn tích hợp AI vào quy trình CSKH nhưng chưa có bản thiết kế workflow rõ ràng.

Hướng dẫn tùy biến

1. Thay thông tin về ngành hàng, sản phẩm, nhóm khách hàng và kênh tiếp nhận yêu cầu.
2. Bổ sung các loại yêu cầu thường gặp như lỗi kỹ thuật, hoàn tiền, đổi trả, tư vấn sử dụng, khiếu nại hoặc nâng cấp dịch vụ.
3. Điều chỉnh tiêu chí ưu tiên theo SLA, giá trị khách hàng, mức độ nghiêm trọng hoặc tác động kinh doanh.
4. Thêm tên công cụ đang dùng như CRM, helpdesk, chatbot, email automation hoặc nền tảng quản lý ticket.
5. Yêu cầu AI xuất kết quả dưới dạng bảng, SOP, sơ đồ bước, checklist hoặc tài liệu triển khai tùy mục đích sử dụng.

Lưu ý

• Nên kiểm tra lại các đề xuất tự động hóa để đảm bảo phù hợp với chính sách chăm sóc khách hàng và quy định nội bộ.
• Không nên để AI tự động phản hồi các tình huống nhạy cảm như tranh chấp thanh toán, khiếu nại nghiêm trọng hoặc vấn đề pháp lý nếu chưa có cơ chế duyệt.
• Hãy bắt đầu với workflow đơn giản, đo lường hiệu quả, sau đó mới mở rộng sang các nhánh xử lý phức tạp hơn.