Mục tiêu

Xây dựng một hệ thống workflow tự động hóa quản lý hợp đồng toàn diện, bao gồm:

• Theo dõi trạng thái hợp đồng (chờ ký, đang hiệu lực, sắp hết hạn, hết hạn)
• Gửi thông báo tự động trước khi hợp đồng hết hạn
• Tự động gia hạn hoặc yêu cầu gia hạn
• Lưu trữ và quản lý tài liệu hợp đồng
• Báo cáo và phân tích dữ liệu hợp đồng

Khi nào nên dùng

• Công ty có nhiều hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác
• Cần giảm công việc thủ công trong quản lý hợp đồng
• Muốn tránh rủi ro pháp lý do quên gia hạn hợp đồng
• Cần tạo quy trình chuẩn hóa cho toàn bộ tổ chức
• Muốn có cái nhìn tổng quan về tất cả hợp đồng đang hoạt động

Hướng dẫn tùy biến

Các prompt dưới đây có thể được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể:

• Loại hợp đồng: Thay đổi từ hợp đồng khách hàng sang hợp đồng nhân viên, bảo hiểm, v.v.
• Khoảng thời gian thông báo: Điều chỉnh từ 30 ngày trước thành 60 ngày, 90 ngày tùy theo yêu cầu
• Công cụ sử dụng: Thay đổi từ Zapier sang Make, n8n hoặc các nền tảng automation khác
• Kênh thông báo: Thêm email, SMS, Slack, Teams hoặc các kênh khác
• Điều kiện gia hạn: Tùy chỉnh logic gia hạn tự động dựa trên các điều kiện cụ thể

Lưu ý

• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý về quản lý hợp đồng trong ngành của bạn
• Kiểm tra kỹ logic workflow trước khi triển khai trên dữ liệu thực
• Cần có quyền truy cập vào các công cụ automation như Zapier, Make hoặc tương đương
• Nên có người phê duyệt trước khi gia hạn hợp đồng tự động
• Định kỳ kiểm tra và cập nhật workflow để phù hợp với thay đổi quy trình kinh doanh