Mục tiêu

Bộ prompt này được thiết kế để giúp HR, quản lý và trưởng bộ phận xây dựng SOP (Quy trình vận hành chuẩn) cho việc bàn giao công việc khi nhân viên nghỉ việc, nghỉ thai sản, chuyển vị trí hoặc luân chuyển nội bộ. Kết quả đầu ra là một tài liệu SOP hoàn chỉnh, có thể áp dụng ngay hoặc tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp.

Khi nào nên dùng

• Nhân viên nộp đơn nghỉ việc và cần bàn giao trong thời gian ngắn.
• Doanh nghiệp chưa có quy trình bàn giao chuẩn hóa và muốn xây dựng từ đầu.
• HR hoặc quản lý muốn cập nhật lại SOP hiện có cho phù hợp với quy mô mới.
• Chuẩn bị cho các tình huống nhân sự đột xuất như nghỉ ốm dài ngày, thai sản.
• Onboarding người kế nhiệm hoặc nhân viên mới tiếp nhận vị trí.

Hướng dẫn tùy biến

Trước khi dùng prompt, hãy xác định rõ các thông tin sau để điền vào chỗ trống trong từng prompt:

1. Tên vị trí / phòng ban: Ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Kế toán tổng hợp, Trưởng nhóm Marketing.
2. Thời gian bàn giao: Số ngày làm việc còn lại trước khi nhân viên rời đi (thường 14–30 ngày).
3. Người tiếp nhận: Đã xác định hay chưa, là nhân viên nội bộ hay tuyển mới.
4. Loại tài liệu cần bàn giao: Hợp đồng, dữ liệu khách hàng, mật khẩu hệ thống, báo cáo định kỳ…
5. Công cụ/phần mềm đang dùng: CRM, ERP, Google Workspace, Slack, Jira…

Lưu ý

• Các prompt tạo ra SOP dạng khung — bạn cần review và bổ sung chi tiết đặc thù của tổ chức.
• Nên kết hợp với bộ phận pháp lý để đảm bảo điều khoản bảo mật thông tin được đưa vào SOP.
• Với vị trí cấp cao hoặc tiếp cận dữ liệu nhạy cảm, cần thêm bước xác nhận từ IT và Ban giám đốc.
• SOP nên được lưu trữ tập trung và cập nhật định kỳ ít nhất 6 tháng/lần.