Mục tiêu

Bộ prompt này giúp bạn tạo một quy trình theo dõi tiến độ dự án hằng tuần bằng AI, bao gồm cách thu thập thông tin, chuẩn hóa báo cáo, đánh giá tình trạng công việc, phát hiện rủi ro và đề xuất hành động ưu tiên cho tuần tiếp theo.

Khi nào nên dùng

• Khi bạn cần báo cáo tiến độ dự án định kỳ hằng tuần cho quản lý, khách hàng hoặc đội nhóm.
• Khi dự án có nhiều đầu việc, nhiều người phụ trách và dễ bị thiếu cập nhật.
• Khi muốn giảm thời gian tổng hợp thủ công từ email, task board, ghi chú họp hoặc file theo dõi.
• Khi cần AI hỗ trợ nhận diện trễ hạn, phụ thuộc, rủi ro và việc cần ưu tiên.

Hướng dẫn tùy biến

1. Thay thông tin trong ngoặc vuông bằng dữ liệu thực tế của dự án như tên dự án, mục tiêu, deadline, danh sách công việc, người phụ trách và trạng thái hiện tại.
2. Nếu dùng cho báo cáo nội bộ, hãy yêu cầu giọng văn ngắn gọn, tập trung vào hành động.
3. Nếu dùng cho khách hàng hoặc ban lãnh đạo, hãy yêu cầu AI trình bày chuyên nghiệp, có phần tóm tắt điều hành và mức độ rủi ro.
4. Có thể dán dữ liệu từ Trello, Jira, Asana, Notion, Google Sheets hoặc biên bản họp để AI tổng hợp.

Lưu ý

• AI chỉ phân tích tốt khi dữ liệu đầu vào rõ ràng, có trạng thái, deadline và người phụ trách.
• Nên kiểm tra lại các nhận định rủi ro hoặc đề xuất ưu tiên trước khi gửi cho stakeholders.
• Không nên đưa dữ liệu nhạy cảm, thông tin khách hàng hoặc tài chính nếu công cụ AI chưa được phê duyệt nội bộ.
• Có thể dùng lặp lại hằng tuần để tạo lịch sử theo dõi và cải thiện chất lượng báo cáo theo thời gian.