Mục tiêu

Xây dựng một workflow tự động nhắc việc cho đội vận hành dự án nhằm giảm bỏ sót nhiệm vụ, nhắc đúng người, đúng thời điểm và đúng nội dung. Prompt này giúp tạo quy trình nhắc việc rõ ràng, có thể áp dụng cho nhiều công cụ tự động hóa và nhiều loại dự án khác nhau.

Khi nào nên dùng

• Khi đội vận hành thường quên cập nhật trạng thái hoặc phản hồi đúng hạn.
• Khi có nhiều mốc deadline, checklist hoặc đầu việc lặp lại theo chu kỳ.
• Khi cần nhắc việc theo vai trò: PM, vận hành, QA, CS, kỹ thuật.
• Khi muốn chuẩn hóa cách nhắc việc trên email, chat, task manager hoặc automation tool.

Hướng dẫn tùy biến

Bạn có thể điều chỉnh prompt theo quy mô đội nhóm, loại dự án và kênh nhắc việc đang dùng. Hãy thay thế các biến như số ngày trước deadline, tần suất nhắc lại, người nhận, tiêu chí ưu tiên và điều kiện tự động dừng nhắc.

1. Chọn loại nhiệm vụ cần nhắc: deadline, chờ phản hồi, chưa cập nhật, quá hạn, lặp định kỳ.
2. Xác định kênh gửi nhắc: Slack, email, Zalo, Teams, Notion, Trello, Asana, Jira.
3. Thiết lập logic nhắc: trước hạn, đúng hạn, sau hạn, nhắc lần 1/2/3.
4. Quy định nội dung tin nhắn: ngắn gọn, có tên việc, người phụ trách, hạn chót, hành động cần làm.
5. Thêm quy tắc ngoại lệ: bỏ qua khi đã hoàn thành, chuyển nhắc cho người thay thế, leo thang khi quá hạn.

Lưu ý

• Ưu tiên nhắc việc theo hành động cụ thể thay vì nhắc chung chung.
• Không gửi quá nhiều thông báo gây nhiễu; nên có ngưỡng nhắc hợp lý.
• Cần có cơ chế ghi nhận đã xem, đã xử lý hoặc đã hoàn thành để ngừng nhắc tự động.
• Nếu dùng cho đội lớn, nên chia workflow theo nhóm việc, mức độ ưu tiên và cấp độ leo thang.