Mục tiêu

Thiết kế một quy trình tự động hóa để nhắc việc đúng thời điểm, theo dõi tiến độ dự án theo từng mốc và phát hiện sớm các đầu việc có nguy cơ trễ hạn. Kết quả cần dễ áp dụng cho team nhỏ lẫn quy mô nhiều phòng ban.

Khi nào nên dùng

• Khi dự án có nhiều đầu việc, nhiều người phụ trách và dễ quên deadline.
• Khi cần tự động nhắc việc qua email, chat hoặc công cụ quản lý dự án.
• Khi muốn chuẩn hóa cách cập nhật trạng thái: chưa bắt đầu, đang làm, chờ duyệt, hoàn thành, quá hạn.
• Khi cần báo cáo tiến độ định kỳ cho quản lý hoặc khách hàng.

Hướng dẫn tùy biến

1. Thay tên công cụ bạn đang dùng như Google Sheets, Notion, Trello, Asana, ClickUp, Slack, Zalo, Email hoặc Make/Zapier.
2. Chọn tần suất nhắc việc: trước hạn 3 ngày, 1 ngày, đúng hạn, sau hạn.
3. Xác định ai nhận thông báo: người phụ trách, trưởng nhóm, quản lý dự án, hoặc cả ba.
4. Đặt quy tắc cập nhật tiến độ: theo % hoàn thành, theo trạng thái hoặc theo checklist.
5. Bổ sung điều kiện escalations nếu nhiệm vụ quá hạn quá X giờ hoặc X ngày.

Lưu ý

• Ưu tiên thiết kế luồng đơn giản, dễ triển khai trước rồi mới mở rộng tự động hóa sâu hơn.
• Thông báo nên ngắn gọn, có hành động rõ ràng, tránh gây nhiễu cho người nhận.
• Nên có cơ chế tổng hợp báo cáo theo ngày hoặc tuần để theo dõi xu hướng trễ hạn.
• Nếu dùng cho team nhiều người, hãy tách rõ quyền cập nhật và quyền nhận cảnh báo.