Mục tiêu

Prompt này giúp bạn xây dựng một khung xử lý yêu cầu nội bộ bằng chatbot và automation, từ khâu tiếp nhận, hỏi thông tin cần thiết, phân loại, chuyển tuyến đến thông báo trạng thái. Mục tiêu là giảm thao tác thủ công, tăng tốc phản hồi và chuẩn hóa trải nghiệm của nhân viên khi gửi yêu cầu.

Khi nào nên dùng

• Khi công ty nhận nhiều yêu cầu qua chat, email, form hoặc tin nhắn rời rạc.
• Khi các bộ phận như HR, IT, Finance, Admin, Ops thường xuyên phải hỏi lại thông tin.
• Khi cần tự động phân loại yêu cầu theo mức độ ưu tiên, loại việc hoặc phòng ban phụ trách.
• Khi muốn tạo quy trình có SLA, nhắc việc và cập nhật trạng thái tự động.

Hướng dẫn tùy biến

1. Thay tên phòng ban, kênh tiếp nhận và công cụ bạn đang dùng như Slack, Teams, Google Form, Notion, Airtable hoặc CRM nội bộ.
2. Định nghĩa rõ các nhóm yêu cầu chính, ví dụ: cấp quyền, sửa thiết bị, nghỉ phép, thanh toán, hỗ trợ tài liệu.
3. Thiết lập quy tắc phân luồng theo từ khóa, mức độ khẩn cấp, người gửi hoặc thời gian xử lý.
4. Bổ sung các trường dữ liệu bắt buộc chatbot phải thu thập trước khi tạo ticket hoặc chuyển tiếp.
5. Nếu cần, yêu cầu AI đề xuất luôn KPI đo hiệu quả như thời gian phản hồi, tỷ lệ xử lý đúng tuyến và số lượt hỏi lại giảm xuống.

Lưu ý

• Không để chatbot tự quyết các trường hợp nhạy cảm nếu chưa có quy tắc rõ ràng.
• Luôn có phương án chuyển sang người thật khi yêu cầu phức tạp hoặc người dùng không cung cấp đủ thông tin.
• Automation nên ưu tiên đơn giản, dễ kiểm soát trước khi mở rộng sang nhiều nhánh xử lý.
• Kiểm tra bảo mật và phân quyền nếu quy trình liên quan đến dữ liệu nhân sự, tài chính hoặc thông tin nội bộ.