Mục tiêu

Prompt này hỗ trợ bạn xây dựng hoặc chuẩn hóa quy trình bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc theo hướng có cấu trúc, dễ triển khai và dễ kiểm soát. Kết quả có thể dùng để tạo SOP nội bộ, checklist bàn giao, biểu mẫu theo dõi tiến độ và hướng dẫn phối hợp giữa HR, quản lý trực tiếp, IT, kế toán và các bên liên quan.

Khi nào nên dùng

• Khi doanh nghiệp chưa có quy trình bàn giao nghỉ việc thống nhất giữa các phòng ban.
• Khi cần rà soát lại các bước bàn giao để tránh thiếu hồ sơ, thất lạc tài sản, gián đoạn vận hành hoặc rò rỉ thông tin.
• Khi HR cần tạo mẫu checklist bàn giao theo từng vị trí hoặc nhóm chức năng.
• Khi quản lý muốn chuyển giao công việc, tài khoản, dữ liệu, đối tác phụ trách và các đầu việc tồn đọng một cách minh bạch.

Hướng dẫn tùy biến

1. Xác định bối cảnh doanh nghiệp: quy mô, ngành nghề, số phòng ban, mức độ phân quyền và quy định nội bộ hiện có.
2. Điền rõ loại vị trí nghỉ việc: nhân viên vận hành, sales, marketing, kế toán, quản lý, kỹ thuật, C-level hoặc vị trí có quyền truy cập dữ liệu nhạy cảm.
3. Bổ sung các hạng mục cần bàn giao như công việc đang xử lý, tài liệu, tài khoản, phần mềm, hợp đồng, khách hàng, đối tác, công nợ, tài sản công ty, quyền truy cập hệ thống.
4. Yêu cầu AI xuất kết quả theo định dạng mong muốn như SOP, checklist, RACI, timeline, biểu mẫu xác nhận hoặc email thông báo nội bộ.
5. Nếu cần áp dụng ngay, hãy yêu cầu AI tạo thêm phiên bản ngắn gọn theo từng bộ phận và phiên bản chi tiết cho quản trị nội bộ.

Lưu ý

• Nên kiểm tra lại quy trình với bộ phận pháp chế, HR, IT và quản lý chuyên môn trước khi ban hành chính thức.
• Với vị trí có dữ liệu nhạy cảm, cần thêm bước thu hồi quyền truy cập, sao lưu dữ liệu và cam kết bảo mật sau nghỉ việc.
• Nên phân biệt rõ phần bắt buộc áp dụng toàn công ty và phần tùy biến theo từng phòng ban.
• Có thể kết hợp prompt này với dữ liệu thực tế như biểu mẫu hiện có, nội quy lao động và sơ đồ phân quyền để AI tạo quy trình sát hơn.