Mục tiêu

Prompt này hỗ trợ bạn tạo sơ đồ workflow cho quy trình xử lý đơn hàng thương mại điện tử một cách mạch lạc, dễ đọc và dễ áp dụng. Kết quả có thể dùng để chuẩn hóa vận hành nội bộ, đào tạo nhân sự mới, phối hợp giữa các bộ phận và phát hiện điểm chậm trong luồng xử lý đơn.

Khi nào nên dùng

• Khi cần mô tả toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng từ lúc khách đặt mua đến khi giao hàng thành công.
• Khi muốn chuyển quy trình vận hành hiện tại thành sơ đồ để dễ truyền đạt cho đội ngũ.
• Khi cần rà soát các bước kiểm tra tồn kho, xác nhận thanh toán, đóng gói, bàn giao vận chuyển và xử lý hoàn trả.
• Khi muốn tạo phiên bản workflow theo từng mô hình như tự vận hành, dropshipping hoặc đa kho.

Hướng dẫn tùy biến

1. Xác định bối cảnh kinh doanh

Hãy bổ sung loại hình cửa hàng, kênh bán hàng, số lượng đơn trung bình mỗi ngày, mô hình kho vận và hình thức thanh toán để AI tạo workflow sát thực tế hơn.

2. Chỉ rõ điểm bắt đầu và kết thúc

Bạn nên nêu rõ workflow bắt đầu từ sự kiện nào, ví dụ khách đặt hàng thành công, và kết thúc ở trạng thái nào như giao hàng hoàn tất hoặc đóng case hậu mãi.

3. Thêm điều kiện rẽ nhánh

Nên yêu cầu thể hiện các nhánh xử lý như hết hàng, thanh toán thất bại, đơn cần xác minh, giao không thành công hoặc khách yêu cầu đổi trả.

4. Chọn định dạng đầu ra

Bạn có thể yêu cầu AI trả về workflow dưới dạng liệt kê tuần tự, lưu đồ chữ, Mermaid, BPMN đơn giản hoặc bảng gồm bước, đầu vào, đầu ra và người phụ trách.

Lưu ý

• Nên cung cấp tên bộ phận tham gia như CSKH, kho, kế toán, vận chuyển để sơ đồ có tính thực thi cao.
• Nếu doanh nghiệp có nhiều kênh bán, hãy yêu cầu AI tách riêng điểm khác biệt theo từng kênh.
• Luôn kiểm tra lại các bước ngoại lệ như hủy đơn, hoàn tiền, giao thất bại và hoàn hàng về kho.
• Với quy trình thực tế, nên dùng sơ đồ tạo ra như bản nháp đầu tiên rồi hiệu chỉnh cùng đội vận hành.