Mục tiêu

Prompt này được thiết kế để hỗ trợ tạo workflow phân loại email đến và giao việc tự động theo một logic rõ ràng, có thể áp dụng cho các hệ thống vận hành nội bộ hoặc nền tảng automation. Kết quả đầu ra hướng tới việc biến email thành dữ liệu có cấu trúc, giúp doanh nghiệp tự động nhận diện loại yêu cầu, mức độ ưu tiên, bộ phận xử lý, người phụ trách và hành động tiếp theo.

Khi nào nên dùng

• Khi doanh nghiệp nhận nhiều email mỗi ngày và cần giảm thao tác đọc, lọc, chuyển tiếp thủ công.
• Khi cần chuẩn hóa cách phân loại email cho các nhóm như hỗ trợ khách hàng, kinh doanh, kế toán, nhân sự hoặc vận hành.
• Khi muốn biến nội dung email thành task, ticket hoặc công việc để giao tự động.
• Khi xây dựng workflow trên các công cụ như CRM, helpdesk, Google Workspace, Microsoft 365, Zapier, Make hoặc hệ thống nội bộ.

Hướng dẫn tùy biến

1. Xác định nhóm email cần xử lý

Hãy bổ sung các nhóm email phù hợp với tổ chức của bạn, ví dụ: khách hàng mới, yêu cầu báo giá, khiếu nại, hỗ trợ kỹ thuật, thanh toán, tuyển dụng, hợp tác hoặc nội bộ. Càng mô tả rõ tiêu chí phân loại, AI càng dễ đề xuất workflow sát thực tế.

2. Định nghĩa quy tắc ưu tiên

Bạn nên quy định rõ các mức như khẩn cấp, cao, trung bình, thấp dựa trên từ khóa, người gửi, chủ đề, thời hạn, giá trị khách hàng hoặc mức độ ảnh hưởng đến vận hành. Điều này giúp workflow không chỉ phân loại mà còn ưu tiên đúng việc.

3. Chỉ định người hoặc bộ phận nhận việc

Có thể thay thế tên thật bằng vai trò như Sales, CSKH, Kế toán, HR, IT Support, Operations hoặc Legal. Nếu tổ chức có quy tắc routing cụ thể, hãy thêm điều kiện như khu vực, sản phẩm, ngôn ngữ hoặc nhóm khách hàng.

4. Chuẩn hóa đầu ra

Nên yêu cầu AI trả về dưới dạng cấu trúc dễ đưa vào automation, ví dụ: loại email, độ ưu tiên, tóm tắt, đầu việc, người phụ trách, hạn xử lý, nhãn, phản hồi đề xuất và điều kiện ngoại lệ. Cấu trúc đầu ra càng ổn định, việc tích hợp càng thuận tiện.

Lưu ý

• Không nên để AI tự quyết định hoàn toàn với các email nhạy cảm như pháp lý, tài chính, bảo mật hoặc nhân sự nếu chưa có bước kiểm duyệt.
• Nên thêm cơ chế fallback cho email mơ hồ, thiếu dữ liệu hoặc chứa nhiều yêu cầu trong cùng một thư.
• Hãy yêu cầu AI nêu giả định rõ ràng nếu nội dung email không đủ thông tin để giao việc chính xác.
• Nên thử nghiệm workflow với tập email mẫu trước khi áp dụng rộng rãi để tinh chỉnh tiêu chí phân loại và routing.