Mục tiêu

Bộ prompt này giúp bạn thiết kế workflow tự động hóa cho các quy trình duyệt yêu cầu nội bộ như mua sắm, nghỉ phép, tạm ứng, cấp quyền truy cập, đề xuất tuyển dụng, phê duyệt ngân sách hoặc yêu cầu hỗ trợ liên phòng ban.

Prompt tập trung vào việc làm rõ luồng xử lý, vai trò liên quan, điều kiện rẽ nhánh, SLA, thông báo tự động, xử lý ngoại lệ và dữ liệu cần thu thập để dễ triển khai trên các công cụ như form nội bộ, email, Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Notion, Jira, Trello, Airtable, Make hoặc Zapier.

Khi nào nên dùng

• Khi quy trình phê duyệt đang phụ thuộc nhiều vào email, chat hoặc trao đổi thủ công.
• Khi yêu cầu nội bộ thường bị trễ, thất lạc, thiếu thông tin hoặc không rõ người chịu trách nhiệm.
• Khi doanh nghiệp muốn chuẩn hóa biểu mẫu, tuyến duyệt, điều kiện phê duyệt và báo cáo trạng thái.
• Khi cần tài liệu đầu vào để trao đổi với đội IT, vận hành, nhân sự hoặc nhà cung cấp giải pháp tự động hóa.

Hướng dẫn tùy biến

1. Thay tên quy trình bằng quy trình thực tế của bạn, ví dụ: duyệt mua hàng, duyệt nghỉ phép, duyệt công tác phí hoặc cấp quyền phần mềm.
2. Bổ sung các vai trò cụ thể như người yêu cầu, quản lý trực tiếp, phòng tài chính, phòng nhân sự, IT, giám đốc bộ phận hoặc ban lãnh đạo.
3. Điền các ngưỡng phê duyệt, ví dụ: giá trị yêu cầu, số ngày nghỉ, mức độ rủi ro, phòng ban, ngân sách còn lại hoặc loại tài sản.
4. Nêu rõ công cụ đang dùng để AI đề xuất workflow phù hợp với hệ thống hiện tại.
5. Yêu cầu AI xuất kết quả theo định dạng bạn cần như bảng, sơ đồ bước, checklist triển khai, tài liệu SOP hoặc backlog kỹ thuật.

Lưu ý

• Nên kiểm tra lại các điều kiện phê duyệt với chính sách nội bộ trước khi triển khai.
• Không nên tự động hóa toàn bộ nếu quy trình còn thiếu quy định rõ ràng hoặc dữ liệu đầu vào chưa chuẩn.
• Với các yêu cầu nhạy cảm như tài chính, nhân sự hoặc bảo mật, cần bổ sung bước kiểm soát quyền truy cập và lưu vết phê duyệt.
• Prompt có thể dùng để tạo bản nháp workflow, sau đó cần được xác nhận bởi các bên liên quan trước khi áp dụng chính thức.