Mục tiêu

Tự động hóa quy trình lên lịch họp và gửi nhắc nhở cho team, giúp:

• Tiết kiệm thời gian lên lịch và phối hợp thời gian
• Đảm bảo không ai bị quên hoặc bỏ lỡ cuộc họp
• Tạo agenda chuẩn bị sẵn cho mỗi cuộc họp
• Gửi nhắc nhở tự động trước cuộc họp
• Theo dõi và quản lý các cuộc họp định kỳ

Khi nào nên dùng

• Team có nhiều cuộc họp định kỳ hàng tuần/tháng
• Cần phối hợp giữa nhiều bộ phận khác nhau
• Muốn giảm email quản lý lịch họp
• Cần tạo agenda chuẩn bị trước mỗi cuộc họp
• Muốn nhắc nhở team trước cuộc họp để họ chuẩn bị

Hướng dẫn tùy biến

• Thay đổi tần suất nhắc nhở (1 ngày trước, 1 giờ trước, 30 phút trước)
• Tùy biến template email/Slack theo style công ty
• Thêm các thông tin cần thiết như địa điểm, link Zoom, tài liệu đính kèm
• Điều chỉnh danh sách người tham dự theo từng loại họp
• Thêm các câu hỏi chuẩn bị hoặc agenda items cụ thể

Lưu ý

• Đảm bảo có quyền truy cập vào calendar và email/Slack của team
• Kiểm tra múi giờ nếu team ở các địa điểm khác nhau
• Cập nhật danh sách người tham dự khi có thay đổi
• Test quy trình tự động hóa trước khi áp dụng toàn công ty