Mục tiêu

Tự động phân loại và gắn tag email inbox công ty để:

• Giảm thời gian tìm kiếm và xử lý email
• Đảm bảo không bỏ lỡ email quan trọng
• Phân bổ công việc hiệu quả theo bộ phận
• Tạo quy trình quản lý inbox chuẩn hóa cho toàn công ty

Khi nào nên dùng

• Inbox công ty nhận trên 50 email/ngày
• Cần phân loại email theo nhiều tiêu chí khác nhau
• Muốn tự động hóa quy trình xử lý email
• Cần đảm bảo email quan trọng được ưu tiên
• Muốn tạo báo cáo thống kê email theo chủ đề

Hướng dẫn tùy biến

• Danh sách bộ phận: Thay đổi tên bộ phận phù hợp với cơ cấu công ty
• Loại tag: Thêm hoặc bớt tag theo nhu cầu quản lý
• Mức độ ưu tiên: Điều chỉnh tiêu chí xác định email Cao/Trung bình/Thấp
• Từ khóa: Cập nhật danh sách từ khóa để nhận diện chính xác hơn
• Hành động tự động: Thêm các hành động như forward, reply template, hoặc lưu vào CRM

Lưu ý

• Prompt hoạt động tốt nhất với email có nội dung rõ ràng và tiêu đề mô tả
• Cần kiểm tra và điều chỉnh sau 1-2 tuần sử dụng để tối ưu độ chính xác
• Nên kết hợp với công cụ email automation như Zapier, Make, hoặc tính năng filter của Gmail/Outlook
• Bảo mật: Không chia sẻ email nội dung nhạy cảm khi test prompt