Mục tiêu

Bộ prompt này giúp bạn thiết kế và triển khai một hệ thống phân loại, định tuyến email khách hàng tự động, bao gồm:

• Nhận diện ý định và chủ đề chính của email đầu vào
• Gán nhãn mức độ ưu tiên (khẩn cấp, bình thường, thấp)
• Định tuyến email đến đúng bộ phận hoặc nhân sự phụ trách
• Soạn phản hồi tự động phù hợp từng loại yêu cầu
• Tạo tài liệu quy trình để đội ngũ áp dụng nhất quán

Khi nào nên dùng

• Doanh nghiệp nhận hơn 50 email khách hàng mỗi ngày và muốn giảm tải cho nhân viên
• Team CSKH cần chuẩn hóa quy trình xử lý yêu cầu từ nhiều kênh
• Bạn đang xây dựng automation với Zapier, Make, n8n hoặc tích hợp AI vào hệ thống CRM
• Muốn giảm thời gian phản hồi và tăng độ hài lòng của khách hàng
• Cần tạo SOP (quy trình chuẩn) cho bộ phận hỗ trợ khách hàng

Hướng dẫn tùy biến

Trước khi sử dụng, hãy điều chỉnh các thông số sau cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn:

1. Danh mục phân loại: Thay thế các nhóm mẫu (khiếu nại, tư vấn, đặt hàng, kỹ thuật…) bằng danh mục thực tế của công ty bạn.
2. Cấu trúc phòng ban: Cập nhật tên bộ phận, email nhận và SLA xử lý tương ứng.
3. Ngưỡng ưu tiên: Định nghĩa rõ tiêu chí để một email được đánh dấu khẩn cấp theo đặc thù ngành.
4. Ngôn ngữ phản hồi: Điều chỉnh giọng văn (formal/thân thiện) và ngôn ngữ (Việt/Anh/song ngữ) phù hợp thương hiệu.
5. Tích hợp công cụ: Nếu dùng với Make hoặc n8n, bổ sung yêu cầu về định dạng output (JSON, webhook payload) vào phần cuối prompt.

Lưu ý khi triển khai

• Luôn kiểm tra kết quả phân loại trong 1-2 tuần đầu trước khi để hệ thống chạy hoàn toàn tự động.
• Giữ lại một bước review thủ công cho các email có độ tin cậy phân loại thấp (dưới 80%).
• Bảo mật dữ liệu: không đưa thông tin nhạy cảm của khách hàng vào prompt khi test trên các nền tảng AI công cộng.
• Cập nhật bộ quy tắc phân loại định kỳ (mỗi quý) để phản ánh các loại yêu cầu mới phát sinh.
• Kết hợp với hệ thống logging để theo dõi hiệu suất và phát hiện các trường hợp phân loại sai.