Mục tiêu

Bộ prompt này giúp bạn thiết kế và triển khai một quy trình xử lý khiếu nại khách hàng tự động, bao gồm các bước: tiếp nhận, phân loại, phản hồi, leo thang và báo cáo. Mục tiêu là giảm thời gian xử lý thủ công, đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Khi nào nên dùng

• Doanh nghiệp nhận được lượng lớn khiếu nại qua email, chat hoặc form và cần chuẩn hóa quy trình xử lý.
• Team CSKH muốn giảm tải công việc lặp lại và tập trung vào các trường hợp phức tạp.
• Product owner hoặc quản lý muốn có báo cáo tổng hợp định kỳ về xu hướng khiếu nại.
• Startup hoặc SME chưa có quy trình CSKH bài bản và muốn xây dựng nhanh bằng AI.

Hướng dẫn tùy biến

• Thay thế [tên công ty], [ngành hàng], [kênh tiếp nhận] bằng thông tin thực tế của bạn.
• Điều chỉnh các mức độ ưu tiên (P1/P2/P3) theo SLA nội bộ của doanh nghiệp.
• Bổ sung các loại khiếu nại đặc thù theo ngành như hoàn tiền, lỗi sản phẩm, giao hàng trễ…
• Tích hợp output của AI vào các công cụ như Zapier, Make, hoặc hệ thống CRM để tự động hóa hoàn toàn.

Lưu ý

• Luôn review phản hồi AI trước khi gửi cho khách hàng trong giai đoạn đầu triển khai.
• Không để AI tự xử lý các khiếu nại liên quan đến pháp lý, bồi thường lớn hoặc khủng hoảng truyền thông mà không có sự phê duyệt của con người.
• Cập nhật prompt định kỳ dựa trên phản hồi thực tế để cải thiện độ chính xác theo thời gian.